【マニュアル】新人を即戦力にする魔法
こんにちは、CROSの福田です。
暦の上では立春を過ぎ、春の訪れもすぐそこになりました🌸
春から新人・新卒社員を迎える企業の方々は、そろそろ新人教育の準備も始まりますね。
CROSも、先日新しくアルバイト従業員の方を迎えて、仕事を覚えてもらっている最中です！
弊社の内勤は、他の企業と比べて新人を戦力として育てるスピードが早いです。
私が所属する総務経理部でも、
4月に入社した新卒社員(もちろん未経験です)が、6月にはもう主戦力として経理業務を担当していました。
新人を即戦力に育てるために、CROSが徹底しているのが「マニュアル化」です📝
目次
マニュアル化のツール：チェックリスト「アニー」
CROSではチェックリスト「アニー」というシステムを使ってマニュアルを作成しています。
過去にインタビューも受けているので、上の記事もぜひ読んでみてくださいね♪
チェックリスト「アニー」とは
アニーは、クラウド型チェックリストシステムで、業務マニュアルを作成するツールです。
全国300社・9,000人以上が使用しているそうです！
PCはもちろん、タブレットやスマートフォンでも使えるため、倉庫や営業現場など、デスクワーク以外にも取り入れることができます。
またクラウド型なので、共有が簡単なところもアニーの強みです。
他の従業員が使っているチェックリストを見て進捗確認したり、途中の作業を引き継いだりと、
柔軟な使い方ができるのでおすすめです！
チェックリストを使うメリット
チェックリストを使うメリットは、以下のようなものがあります↓
- 業務の見える化と品質向上:
- チェックリスト入力により、業務プロセスが明確になり、手順の抜け漏れを防ぎます。
- 標準化されたプロセスにより、誰でも同じ作業ができるようになります。
- 新人教育の効率化:
- アニーのチェックリスト型マニュアルは、新人教育に適しています。
- 特定の人にしかできない仕事を「誰もができる仕事」に変えるノウハウが詰まっています。
- 採用・雇用のサポート:
- スタッフの継続率向上に寄与します。
- 教え方や手順の違いを解消し、新人スタッフの仕事が難しく感じないようにします。
- 書類作成のミス防止:
- 契約書や提出書類の作成にアニーを活用することで、ミスや抜け漏れを防ぎます。
チェックリストを使って業務をすることで、新人・ベテラン関係なく「誰でも」同じように作業ができるようになります。
これが、CROSの新人教育が早い理由です。
チェックリストを使うデメリット
チェックリストは強力なツールですが、デメリットも踏まえて活用する必要があります。
社内で運用する中で感じたデメリットを参考にしていただければと思います。
- 柔軟性の低下
イレギュラーや個別対応が多い業務内容は明文化が難しく、チェックリストが複雑になります。
場合分けなどをしても対応しきれないことがあります。 - 創造性の抑制
チェックリストに過度に頼ると、新たな業務改善や効率化が進まなくなる場合があります。
手順に従って作業すれば大丈夫と思い込んでしまうことで、問題を発見し、創造的な解決策を見つける能力が低下する可能性があります。 - 更新の負担:
作業に変更が生じた場合は、すぐにチェックリストを更新する必要があり、手間と時間がかかることがあります。
更新が滞ると、いざ新人が入社してきたときにチェックリストが使えなくなってしまうため、それを防ぐためにも更新は必須です。 - 過度な依存:
チェックリストに過度に依存すると、従業員が自ら考える能力を失う恐れがあります。
一部の従業員は、チェックリストに従って作業することしかできなくなる可能性があります。
CROSではこの部分に最も気をつけたほうがいいと感じています。
チェックリストに従えば作業ができるため、業務を理解する機会がなくなってしまいます。
対策として、別途勉強会やロールプレイング等の研修を行い、本質的な理解を促すことを意識しています。
新人が使えるチェックリスト作成のポイント
「チェックリスト」と聞いて思い浮かぶのは、下記のような「確認事項のリスト」ではないでしょうか？
- 出社後、メールのチェックはしましたか。
- 午前の業務状況の発信をしましたか？
- 本日の日報は提出しましたか？
- 明日のスケジュールは作成しましたか？
ある程度、業務に慣れている従業員であればこれでも問題ないのですが、新人にはハードルが高い可能性があります。
例えば、
- 読むべきメールとメルマガが同じ受信トレイに入っている。どのメールに返信が必要かわからない…
- 業務状況はどのタイミングで、どの手段を使って、どんなフォーマットで発信したらいいのだろう？
- 日報は紙？クラウド？提出場所はどこだろう？
- 明日のスケジュールをどうやって組み立てたらいいのだろう？作成したら誰に報告したらいい…？
新人が迷いなく使えるチェックリストにするためには、いくつかポイントがあります。
ポイント①手順を細かく説明する
先輩社員が説明をしたり、新人がメモを取って覚える時間を削減するために、できるだけ手順を細かく分解してチェックリストに落とし込む必要があります。
例えばベテラン向けなら、
- 基幹システムから請求書をダウンロードする。
この一文で済むところですが、新人向けには
- 基幹システムにログインする。
- メニュー→請求書ダウンロードをクリック。
- 前月の請求書を開く。
- ダウンロード→PDFでダウンロードをクリック。
このように、システム内で選択するメニューの名前やボタンなど、細かく明確に指示することで、齟齬なく伝わるチェックリストになります。
「チェックリスト」というより「詳細な手順書」として作ることが必要です。
ポイント②使用するサイトや資料のURLを明示する
何度も業務をしていれば、業務に必要なサイトはブックマークしたりしてすぐに見に行けるように工夫する人が多いと思います。
ですが、まだ業務に慣れない新人は、開くべきサイトや資料を探すのに手間取ることも…
そこで、業務に必要なURLはチェックリスト内に含めておくようにします。
チェックリストのアニーは、リスト内に「LINK」ボタンを置くことができるので、使う人はそのボタンを押すだけでサイトに飛ぶことができます！
何度もアクセスするサイトなら、チェックリストに「ブックマーク推奨」などと記入しておくのもいいアイデアです💡
このような少しの気遣いで、作業効率は格段にアップします！
ポイント③新人にコメントをもらって修正！
ポイント①②では、チェックリスト作成時の工夫をお伝えしましたが、
どれだけ気をつけて作ったとしても、未経験者にとって完璧なチェックリストを作るのは至難の業です。
大切なのは、使用者の声にあわせてアップデートしていくこと。
CROSでは、チェックリストアニーのコメント機能を使って、新人にコメントを入れてもらい、チェックリスト修正を繰り返し行っています。
右下の赤い部分がコメント欄です。
新人がチェックリストを使う中で、不具合があった部分やわからなかった部分にコメントを入れてもらいます。
そのコメントをもとにチェックリストを修正することで、デバッグやアップデートを滞りなく実施でき、
いつでも最新の状態のチェックリストにしておくことができます。
こうして、新人に配慮したチェックリストを作り、そこに新人目線からの修正を加えていくことで、
新人が即戦力になるマニュアルを作ることができます。
新人を即戦力にする魔法～チェックリストのススメ～
いかがでしたでしょうか？
わかりやすいマニュアルを使って新人を即戦力にできれば、
現場も助かり、新人もスタートダッシュに成功するのでWin-Winです。
チェックリストのメリット・デメリットをしっかり踏まえながら、
「業務ができる」「仕事をしっかり理解している」
そんな頼れる新人に育てていきたいですね。
今回の記事が、4月からの新人教育の参考になれば幸いです。
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