スプレッドシートで学ぶデータの正しい取り扱い

みなさんこんにちは。みなさんはExcelやスプレッドシートと言った表計算ソフトは使用していますか？

社会人になると急に使用する機会が増えてくると思います、わたしもそうで、社会人になってから頑張って使い方や関数を覚えた人です😀

今回はその中で学んだことのアウトプットをできればと思います。データとして正しく使用するためにどんなことに気をつければ良いのか?これを私の復習を兼ねて書いていきます。※スプレッドシートを仮定して書きますが、大体はExcelにも共通します。

スプレッドシートをデータとして扱う上でのポイント

スプレッドシートをデータあとで分析や管理に使えるようにするためにはいくつかの重要なポイントがあります。以下でそれらを詳しく解説します。

1. 一つのセルには一つの情報を入れる

データを扱う上で最も大切なルールの一つです。たとえば、「名前」というカラムがある場合、姓と名を同じセルに入れるのではなく、別々のカラムに分けるべきです（例：「姓」と「名」）。

このルールに従う理由は各情報を個別に扱えるようにするためと、入力者による表記の違いをなくすためにあります。たとえばAさんは姓と名の間に全角スペースを入れ、Bさんは半角スペース、Cさんはスペースなしなどと表記ルールが異なると、データの抽出や分析が非常に難しくなってしまいます。

もちろん一つのセルの中に「りんご,みかん」など複数の値を入れるのはやめておくことをおすすめします！

2. カラムは先頭行に配置する

カラムとは先程の例で言うところの「姓」、「名」に当たる部分です。↓こんな感じ

姓	名
田中	太郎
鈴木	一郎

カラムの見出しを最初の行に設定することはかなり重要です。これにより、データがどのような情報を含んでいるのかを一目で理解することができますし、ほとんどのデータ分析ツールは、最初の行をカラムの見出しとして認識するため、このルールに従うことで、スプレッドシートのデータをそのまま分析ツールに取り込むことができます。

表をスプレッドシートできれいに作ろうとするとこのルールを壊してしまいますが、絶対にやめたほうが良いです。表を作るなら分析ツールで作ったほうが楽だし、何倍もきれいに作れますよ！

Googleの場合はLookerStudioという無料の分析ツールがありますね！

3. データの形式を統一する

データを入力する際は、日付や数値などのデータ形式を統一することが重要です。例えば、日付を「YYYY/MM/DD(1999/12/31)」の形式で統一することで、後からデータを検索したり、並び替えしたりする際に一貫性を保つことができます。また、数値データに関しては、通貨単位や小数点以下の桁数を統一することで、データの比較や集計が容易になります。これらもLookerStudioなどの分析ツールに入れるときには気をつけるポイントです💡

4. 空白セルの扱いに注意する

データに欠損がある場合、空白のセルをどう扱うかが重要になります。空白セルをそのままにしておくと、データ分析時に誤解を招く可能性があります。可能であれば、適切なデフォルト値を設定するか、あるいは「データなし」と明記することで、データの欠損を明確に示すことが重要です。LookerStudioなどの分析ツール側でこの処理をしてくれるものもあります。

5. データのバリデーションを行う

入力されるデータの品質を保証するためには、データのバリデーション（妥当性検証）を行うことが推奨されます。

急に難しい言葉を使ってしまいましたが、これにはデータ型のチェック（例：数値が入力されるべき場所に文字が入っていないか）や、特定の値の範囲内にあるかのチェックのことを言います。
スプレッドシートの機能を使用して、入力ルールを設定することで、誤ったデータの入力を防ぐことができますが、イタチごっこになるのでやめたほうが良いです。

分析ツールを使用しているとツール側でエラーを表示することがあるので、それから元データを直すオペレーションのほうがのちのち楽です。正しくはないかもしれませんw

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これらのポイントを守ることで、スプレッドシートを用いたデータ管理がより効率的に、かつ正確に行えるようになります。データの整合性を保つことは、分析の正確性を高める上で非常に重要です。これらの基本的なルールを守ることで、スプレッドシートをデータの保管場所として活用しましょう。